Das beste Datenmanagement läuft ins Leere, wenn Forschungsdaten nicht ausreichend vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust geschützt sind. Deshalb sind Backup- und Datensicherungsmaßnahmen unerlässlich. Je nach Art der Forschungsdaten gelten unterschiedliche Anforderungen. Wenn es sich beispielsweise um sensible, personenbezogene Daten handelt oder die Daten aufgrund ihrer Natur einmalig sind, sollten sie besonders geschützt werden. Dies sind Aspekte die bei der Etablierung von Sicherungsmaßnahmen beachtet werden sollten.

Ganz generell gibt es jedoch grundlegende Maßnahmen, von denen Alle, die mit Forschungsdaten umgehen, profitieren können. Im Bereich Backup gilt es beispielsweise diese regelmäßig, am besten zu einem festgelegten Zeitpunkt, durchzuführen. Backup-Dateien sollten auf einem anderen Medium und getrennt von den Originaldaten aufbewahrt werden. Insbesondere gilt dies dann, wenn Originaldaten auf einer externen Cloud-Umgebung aufbewahrt werden. Ebenso sollte daran gedacht werden nicht nur die Daten selbst, sondern auch notwendige Softwareanwendungen in die Backup-Strategie einzubeziehen. An vielen Universitäten bieten die Serviceeinrichtungen bereits Backupmöglichkeiten und -routinen an, die zum Großteil automatisiert ablaufen und so dem Nutzer Sicherheit geben. Alternativ existieren auch etliche freie und proprietäre Softwarelösungen zum Thema Backup.

Daten schützen

Neben der Durchführung regelmäßiger Sicherungskopien ist es wichtig, Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies gelingt am einfachsten durch die Belegung von Dateien und Ordnern mit einem Passwortschutz. Um einen Überblick über passwortgeschützte Dokumente und Daten zu behalten, kann es sinnvoll sein, mit einer Passwortmanagement-Software zu arbeiten. Hierfür ist beispielsweise die Open Source Software KeePass geeignet. Zusätzlich zu einem Passwortschutz ist bei personenbezogenen und/oder sensiblen Daten in der Regel eine Pseudonymisierung beziehungsweise Anonymisierung des Datensatzes erforderlich.

Auf einen Blick: Tipps zu Datensicherheit und Backup

1. Pseudonymisierung und Anonymisierung vertraulicher Daten (Verwendung einer ID)
2. Passwortschutz verwenden
3. Regelmäßige Backups zu einem festgelegten Zeitpunkt durchführen
4. Backups getrennt von Originalen aufbewahren
5. Ggfs. Backupsysteme der Universität nutzen
6. Ggfs. Softwareanwendungen u.ä. in die Sicherungsmaßnahmen einbeziehen